Algemene Voorwaarden

• — Leverancier: Gen4 B.V., gevestigd te Abcoude, KvK: 93021577
• — Klant: De arbodienst of organisatie die Dineke afneemt
• — Dienst: Dineke, de digitale intakespecialist voor ziekteverzuimbegeleiding
• — Medewerker: De werknemer met wie een intakegesprek wordt gevoerd
• — Sub-verwerker: ElevenLabs, leverancier van het onderliggende AI-spraakplatform
• — Kantooruren: Maandag t/m vrijdag 09:00–17:00 uur, excl. feestdagen

De Leverancier levert Dineke als een geïntegreerde dienst bestaande uit:

• AI-intake: het geautomatiseerd voeren van ziekteverzuim-intakegesprekken met medewerkers
• Gestructureerde verslaglegging: automatisch genereren van intakeverslagen conform het protocol van de Klant
• Rapportage aan case manager: doorzetten van intakeverslagen naar de aangewezen case manager
• Escalatie: herkenning van urgente of crisissituaties en directe melding aan de case manager
• Follow-up: optionele voortgangsgesprekken bij langdurig verzuim

Dineke stelt geen medische diagnoses, geeft geen behandeladviezen en vervangt niet de bedrijfsarts.

De dienstverlening start met een pilotfase van 30 dagen. Gedurende deze periode:

• Worden minimaal 50 intakegesprekken gevoerd ter evaluatie
• Geldt een succescriterium van 85% correct afgehandelde intakes (volledig verslag, juiste escalatie)
• Kan de Klant de dienst kosteloos beëindigen indien het succescriterium niet wordt behaald
• Wordt het intakeprotocol afgestemd op de werkwijze van de Klant

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke. Gen4 B.V. is verwerker; ElevenLabs is sub-verwerker. Een separaat verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de contractdocumentatie.

Bijzondere persoonsgegevens: Dineke verwerkt gezondheidsgegevens in de zin van AVG artikel 9. De Klant is verantwoordelijk voor het vaststellen van de juiste grondslag (artikel 9 lid 2 sub h).

• Gespreksinhoud (audio) wordt niet opgeslagen na verwerking
• Intakeverslagen worden direct doorgezet naar de case manager
• Monitoring-logs: maximaal 24 uur bewaard
• Alle verwerking vindt plaats binnen de EER
• Datalekken worden binnen 72 uur gemeld aan de Klant
• DPIA is uitgevoerd voor de verwerking van gezondheidsgegevens

Dineke is geclassificeerd als een limited-risk AI-systeem onder de EU AI Act. Gezien de verwerking van gezondheidsgegevens past Gen4 B.V. aanvullende standaarden toe:

• Transparantie: Dineke stelt zich altijd voor als digitale intakespecialist
• Human oversight: de case manager/bedrijfsarts beslist, Dineke voert de intake uit
• Medewerkers kunnen altijd vragen om overdracht naar een menselijke gesprekspartner
• Technische documentatie en logging conform Art. 11-12 AI Act
• Risicobeheersysteem conform Art. 9 AI Act

Tarieven worden vastgelegd in een separate offerte of overeenkomst. Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw tenzij anders vermeld.

De Leverancier heeft het recht tarieven jaarlijks aan te passen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren schriftelijk aangekondigd.

Dineke stelt geen diagnoses, geeft geen medisch advies en vervangt niet de bedrijfsarts. De arbodienst en bedrijfsarts blijven te allen tijde verantwoordelijk voor medische beslissingen en de verzuimbegeleiding.

De aansprakelijkheid van de Leverancier is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan de Leverancier heeft betaald, met een maximum van € 50.000.

De Leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.

• Support is beschikbaar tijdens kantooruren via e-mail (support@gen4.nl)
• Kritieke storingen (systeem onbereikbaar) worden binnen 4 uur opgepakt
• Overige meldingen worden binnen 1 werkdag in behandeling genomen

De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd na afronding van de pilotfase. Opzegging is mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand.

Bij beëindiging worden alle persoonsgegevens (inclusief gezondheidsgegevens) binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.

Gen4 B.V.
Waterlelie 56
1391 TR Abcoude
KvK: 93021577
info@gen4.nl