De casemanager anno nu
De casemanager speelt een centrale rol in de verzuimbegeleiding. Als schakel tussen de zieke medewerker, de werkgever, de bedrijfsarts en eventuele andere betrokkenen, houdt de casemanager het overzicht over het verzuimtraject en zorgt ervoor dat alle stappen op tijd worden gezet. Het is een veeleisende functie die zowel inhoudelijke kennis als sociale vaardigheden vereist.
Maar de praktijk is weerbarstiger dan het functieprofiel doet vermoeden. Veel casemanagers besteden het grootste deel van hun dag aan administratieve taken: telefoontjes plegen, rapporten schrijven, gegevens invoeren in systemen, en termijnen bewaken. De tijd die overblijft voor persoonlijke begeleiding en inhoudelijke regie is vaak beperkt.
Het probleem: administratie verdringt begeleiding
Onderzoek onder casemanagers laat zien dat zij gemiddeld meer dan de helft van hun werktijd besteden aan administratieve handelingen. Dit omvat onder andere:
- Het voeren en vastleggen van intakegesprekken
- Het handmatig bijwerken van verzuimdossiers
- Het opstellen van voortgangsrapportages
- Het monitoren van wettelijke termijnen en deadlines
- Het plannen en coördineren van afspraken
- Het beantwoorden van routinevragen van werkgevers en werknemers
Dit zijn stuk voor stuk noodzakelijke taken, maar ze zijn ook repetitief en tijdrovend. Het gevolg is dat casemanagers minder ruimte hebben voor de taken waar zij het meest waarde toevoegen: het analyseren van complexe casussen, het voeren van moeilijke gesprekken, en het strategisch sturen van re-integratietrajecten.
De impact op de professional
De combinatie van hoge administratieve druk en stijgende caseload heeft niet alleen gevolgen voor de kwaliteit van de begeleiding, maar ook voor de professionals zelf. Casemanagers ervaren regelmatig werkstress en het gevoel dat ze niet toekomen aan het werk dat er echt toe doet. Dit draagt bij aan een hoger verloop in de functie en maakt het lastiger om ervaren casemanagers te behouden.
De verschuiving: van administratie naar regie
Binnen de sector groeit het besef dat de rol van de casemanager moet verschuiven. In plaats van een uitvoerende functie die draait om administratie en procesopvolging, moet de casemanager evolueren naar een regisseur die inhoudelijk stuurt op het verzuimtraject. Dit betekent meer nadruk op:
- Analyse: Het herkennen van patronen, risicofactoren en onderliggende oorzaken van verzuim.
- Gespreksvoering: Het voeren van kwalitatieve gesprekken met werkgevers en werknemers over complexe situaties.
- Strategische interventie: Het op het juiste moment inzetten van de juiste interventies, van coaching tot werkplekaanpassing.
- Samenwerking: Het effectief samenwerken met bedrijfsartsen, behandelaren, en andere betrokkenen.
- Preventie: Het signaleren van risico's voordat ze tot verzuim leiden.
Hoe technologie routinetaken kan overnemen
De verschuiving naar strategisch casemanagement wordt mogelijk gemaakt door technologie. Diverse routinetaken die nu veel tijd kosten, kunnen worden geautomatiseerd of gedigitaliseerd:
Het intakegesprek
Het voeren van het eerste intakegesprek na een ziekmelding is een gestructureerde taak die zich goed leent voor automatisering. Een AI-gestuurde intake kan de medewerker dezelfde vragen stellen als een menselijke casemanager, de antwoorden vastleggen, en een gestructureerd rapport genereren. Dineke biedt precies deze functionaliteit, waardoor de casemanager direct over een compleet intakerapport beschikt zonder er zelf tijd aan te besteden.
Rapportgeneratie
Het schrijven van voortgangsrapportages en gespreksverslagen kan deels worden geautomatiseerd. AI-tools kunnen op basis van gespreksnotities conceptrapportages opstellen die de casemanager vervolgens controleert en aanpast. Dit bespaart tijd zonder dat de professional het overzicht verliest.
Termijnbewaking
Het monitoren van wettelijke termijnen is essentieel maar tijdrovend. Geautomatiseerde systemen kunnen deze termijnen bewaken en de casemanager proactief waarschuwen wanneer een deadline nadert. Geen spreadsheets meer, geen vergeten termijnen.
Routinevragen beantwoorden
Veel vragen van werkgevers en werknemers zijn routinematig en kunnen door een chatbot of kennisbank worden beantwoord. Wat moet ik doen bij een ziekmelding? Wanneer is het spreekuur? Wat staat er in het plan van aanpak? Door deze vragen geautomatiseerd af te vangen, houdt de casemanager meer tijd over voor inhoudelijke begeleiding.
Wat niet vervangen kan worden
Niet alles kan of moet worden geautomatiseerd. De menselijke kwaliteiten van een goede casemanager zijn onvervangbaar:
- Empathie: Het vermogen om zich in te leven in de situatie van de medewerker en een vertrouwensband op te bouwen.
- Oordeelsvermogen: Het inschatten van complexe situaties waar meerdere factoren een rol spelen en waar geen standaardoplossing bestaat.
- Moeilijke gesprekken: Het bespreekbaar maken van gevoelige onderwerpen zoals werkrelaties, persoonlijke problematiek of niet-medewerking.
- Creativiteit: Het bedenken van maatwerkoplossingen voor situaties die buiten de standaardprotocollen vallen.
- Verbinding: Het onderhouden van een netwerk van professionals en het coördineren van multidisciplinaire samenwerking.
De visie: casemanager als regisseur
De toekomst van casemanagement ligt in een model waarin de professional wordt ondersteund door technologie, niet vervangen. De casemanager opereert als regisseur van het verzuimtraject: overzicht houdend, strategisch sturend, en persoonlijk begeleidend waar dat nodig is. De routinematige taken worden afgehandeld door slimme systemen die de professional voeden met informatie en tijd teruggeven.
In dit model voert Dineke het intakegesprek, genereert het systeem de conceptrapportages, en bewaakt de software de termijnen. De casemanager concentreert zich op de casussen die er echt toe doen, voert de gesprekken die een verschil maken, en stuurt het re-integratietraject met kennis en ervaring.
Dit is geen toekomstvisie die nog jaren op zich laat wachten. De technologie is er. De vraag is of arbodiensten bereid zijn om hun werkprocessen opnieuw in te richten, zodat de casemanager weer kan doen waar hij of zij goed in is: mensen begeleiden.
