Wat is een verzuim-intakegesprek?
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, is het intakegesprek het eerste inhoudelijke contactmoment tussen de zieke werknemer en de arbodienst. Dit gesprek vindt doorgaans plaats binnen de eerste dagen na de ziekmelding en vormt de basis voor het verdere verzuimtraject. Het doel is helder: in kaart brengen wat er aan de hand is, welke beperkingen de medewerker ervaart, en hoe het herstel het best ondersteund kan worden.
In de praktijk wordt het intakegesprek gevoerd door een casemanager of een verzuimconsulent. Deze professional stelt gerichte vragen om een eerste beeld te vormen van de situatie, zonder daarbij medische diagnoses te stellen. Het gesprek is geen medisch consult, maar een gestructureerde inventarisatie die de bedrijfsarts en werkgever helpt om de juiste stappen te zetten.
Welke onderwerpen komen aan bod?
Een goed intakegesprek bestrijkt een aantal vaste thema's. Hoewel de exacte invulling per arbodienst verschilt, zijn de volgende onderwerpen vrijwel altijd onderdeel van het gesprek:
- Aard van de klachten: Wat zijn de belangrijkste klachten? Zijn deze fysiek, psychisch, of een combinatie? Hoe beperken ze het dagelijks functioneren?
- Verwachte verzuimduur: Heeft de medewerker zelf een inschatting van wanneer werkhervatting mogelijk is? Is er al contact met een huisarts of specialist?
- Relatie met het werk: Spelen werkgerelateerde factoren een rol bij het verzuim? Denk aan werkdruk, conflicten, fysieke belasting of onveilige situaties.
- Eigen mogelijkheden: Zijn er taken die de medewerker ondanks de klachten nog wel kan uitvoeren? Zijn aangepaste werkzaamheden of werktijden een optie?
- Hulpvraag: Heeft de medewerker behoefte aan specifieke ondersteuning? Denk aan doorverwijzing, aanpassing van de werkplek, of contact met de bedrijfsarts.
Waarom de kwaliteit van de intake bepalend is
Het intakegesprek is meer dan een administratieve formaliteit. De kwaliteit van dit eerste contactmoment heeft directe invloed op het verdere verloop van het verzuimtraject. Een grondig en zorgvuldig uitgevoerd intakegesprek levert een compleet beeld op waarmee de bedrijfsarts gerichter kan adviseren, de werkgever beter kan anticiperen, en de medewerker zich gehoord voelt.
Omgekeerd leidt een oppervlakkig of haastig gevoerd intakegesprek vaak tot vertraging. Belangrijke signalen worden gemist, de medewerker voelt zich niet serieus genomen, en de bedrijfsarts moet alsnog aanvullende informatie opvragen. Onderzoek wijst uit dat een kwalitatief goede intake het verzuim gemiddeld met meerdere dagen kan verkorten, simpelweg omdat het proces eerder op de juiste koers wordt gezet.
Veelvoorkomende valkuilen bij het intakegesprek
In de dagelijkse praktijk zijn er diverse factoren die de kwaliteit van het intakegesprek onder druk zetten:
- Tijdsdruk bij de casemanager, waardoor gesprekken te kort of oppervlakkig worden
- Inconsistente gespreksvoering: elke casemanager stelt andere vragen in een andere volgorde
- Onvoldoende doorvragen bij vage of ontwijkende antwoorden
- Te veel focus op administratieve gegevens en te weinig op het persoonlijke verhaal
- Gebrekkige vastlegging, waardoor informatie verloren gaat voor de bedrijfsarts
De opkomst van AI-gestuurde intake
Om de consistentie en kwaliteit van intakegesprekken te verbeteren, experimenteren steeds meer arbodiensten met technologische ondersteuning. Eenvoudige digitale vragenlijsten bestaan al langer, maar de nieuwste ontwikkeling is het inzetten van conversationele AI voor het voeren van het intakegesprek zelf.
Een AI-gestuurde intake volgt een gestructureerd gespreksmodel, stelt consequent alle relevante vragen, en past het gesprek aan op basis van de antwoorden van de medewerker. Dit levert een uniform en volledig intakerapport op, ongeacht het tijdstip of de drukte bij de arbodienst. De medewerker kan het gesprek voeren wanneer het uitkomt, ook 's avonds of in het weekend.
Dineke is een voorbeeld van zo'n AI-intaketool, specifiek ontwikkeld voor de Nederlandse arbodienstverlening. Door het intakegesprek gestructureerd en empathisch te voeren via spraak of tekst, levert Dineke een consistent en volledig rapport op dat direct bruikbaar is voor de bedrijfsarts en casemanager.
Wat maakt een goed intakegesprek?
Of het intakegesprek nu door een mens of door AI wordt gevoerd, de kernprincipes zijn hetzelfde. Een goed intakegesprek kenmerkt zich door:
- Empathie: De medewerker voelt zich gehoord en serieus genomen.
- Structuur: Alle relevante onderwerpen komen systematisch aan bod.
- Doorvragen: Bij onduidelijke of korte antwoorden wordt gericht doorgevraagd.
- Objectiviteit: Het gesprek richt zich op functionele beperkingen, niet op diagnoses.
- Bruikbare vastlegging: Het rapport is helder, volledig en direct inzetbaar.
Conclusie
Het verzuim-intakegesprek is een cruciaal maar vaak onderbelicht onderdeel van het verzuimproces. De kwaliteit van dit eerste contactmoment bepaalt in grote mate hoe snel en effectief het vervolgtraject verloopt. Door te investeren in de kwaliteit van de intake, of dat nu via training van casemanagers is of via inzet van slimme technologie, leggen arbodiensten de basis voor betere verzuimbegeleiding en sneller herstel.
