Het verzuimproces stap voor stap
Wanneer een medewerker zich ziek meldt, komt er een uitgebreid wettelijk en organisatorisch proces op gang. Dit proces, vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter en de Arbowet, kent duidelijke stappen, termijnen en verantwoordelijkheden. In dit artikel lopen we het complete traject door, van eerste ziekmelding tot re-integratie.
Stap 1: De ziekmelding
Het proces begint wanneer de medewerker zich ziek meldt bij de werkgever. Dit gebeurt meestal telefonisch bij de direct leidinggevende of via een verzuimportaal. De werkgever registreert de ziekmelding en informeert de arbodienst, doorgaans binnen 24 uur. Belangrijk: de werkgever mag niet vragen naar de aard van de ziekte. Wel mag worden gevraagd naar de verwachte duur en de mogelijkheden voor aangepast werk.
Stap 2: Het intakegesprek
Binnen de eerste dagen na de ziekmelding vindt het intakegesprek plaats. Dit gesprek wordt gevoerd door een casemanager van de arbodienst en heeft als doel een eerste beeld te vormen van de situatie. Welke klachten ervaart de medewerker? Wat is de verwachte herstelduur? Zijn er werkgerelateerde factoren? En welke mogelijkheden ziet de medewerker zelf voor werkhervatting?
Dit intakegesprek is een cruciaal moment in het proces. De kwaliteit en volledigheid van de informatie die hier wordt verzameld, bepaalt in grote mate hoe effectief de vervolgstappen kunnen worden ingericht. Steeds meer arbodiensten zetten hierbij ondersteunende technologie in, zoals Dineke, om te zorgen dat alle relevante vragen aan bod komen en het rapport direct beschikbaar is voor de bedrijfsarts.
Stap 3: Probleemanalyse door de bedrijfsarts (week 6)
Als het verzuim langer dreigt te duren dan zes weken, stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Dit document beschrijft de functionele beperkingen van de medewerker, de verwachte hersteltermijn, en de mogelijkheden voor werkhervatting. De probleemanalyse vormt de basis voor het plan van aanpak dat werkgever en werknemer samen opstellen.
De bedrijfsarts baseert zich hierbij op het intakerapport, eventueel eigen onderzoek, en medische informatie van de behandelend arts (met toestemming van de medewerker). Het is belangrijk dat de probleemanalyse realistisch en concreet is, zodat het plan van aanpak haalbare doelen bevat.
Stap 4: Plan van aanpak (week 8)
Uiterlijk in de achtste week stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op. Dit plan beschrijft het doel van de re-integratie, de concrete stappen die worden ondernomen, en de termijnen waarbinnen resultaat wordt verwacht. Het plan van aanpak is een wettelijke verplichting onder de Wet verbetering poortwachter.
Het plan bevat onder meer:
- Het einddoel: volledige werkhervatting in eigen of aangepast werk
- De tussenstappen en de bijbehorende tijdlijn
- De afspraken over begeleiding en evaluatie
- De eventuele inzet van interventies (coaching, therapie, werkplekaanpassingen)
- De verantwoordelijkheden van beide partijen
De belangrijke mijlpalen
Week 42: Ziekmelding bij het UWV
Als de medewerker na 42 weken nog steeds ziek is, meldt de werkgever dit bij het UWV. Deze melding is een wettelijke verplichting en markeert het begin van de voorbereiding op een mogelijke WIA-beoordeling.
Week 52: Eerstejaarsevaluatie
Na een jaar verzuim evalueren werkgever en werknemer het verloop van de re-integratie. Zijn de doelen uit het plan van aanpak bereikt? Is bijstelling nodig? Moet er worden gekeken naar re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2)? De eerstejaarsevaluatie is een verplicht onderdeel van het re-integratiedossier.
Week 88: WIA-aanvraag
Als werkhervatting na anderhalf jaar nog niet is gerealiseerd, kan de medewerker een WIA-uitkering aanvragen. Het UWV beoordeelt dan of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Is dit niet het geval, dan kan het UWV de werkgever een loonsanctie opleggen.
Week 104: Einde wachttijd
Na twee jaar verzuim eindigt de loondoorbetalingsverplichting van de werkgever. Het UWV beoordeelt of de medewerker recht heeft op een WIA-uitkering. Als werkgever en werknemer hun verplichtingen goed zijn nagekomen, is het re-integratiedossier compleet en kan een weloverwogen besluit worden genomen.
De rol van elke betrokkene
Het verzuimproces kent meerdere betrokkenen, elk met een eigen rol en verantwoordelijkheid:
- De werknemer: Werkt actief mee aan herstel en re-integratie. Volgt de adviezen van de bedrijfsarts op en houdt contact met de werkgever.
- De werkgever: Begeleidt de zieke medewerker, stelt het plan van aanpak op, en faciliteert re-integratie. Draagt de kosten van loondoorbetaling gedurende twee jaar.
- De arbodienst: Ondersteunt werkgever en werknemer met deskundige begeleiding. Voert het intakegesprek, coördineert het traject en adviseert over interventies.
- De bedrijfsarts: Stelt de probleemanalyse op, beoordeelt de belastbaarheid van de medewerker, en adviseert over werkhervatting. Is medisch eindverantwoordelijk.
- Het UWV: Toetst of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Beslist over WIA-uitkeringen en eventuele loonsancties.
Waar past AI in dit proces?
Technologie en AI kunnen op meerdere punten in het verzuimproces waarde toevoegen. De meest voor de hand liggende toepassingen zijn:
- Het intakegesprek bij stap 2, waar Dineke zorgt voor een snelle, consistente en volledige intake
- Het monitoren van termijnen en het signaleren van deadlines die dreigen te worden overschreden
- Het genereren van conceptrapportages op basis van gespreksdata
- Het bieden van informatie aan werkgevers en werknemers over hun rechten en plichten
Het doel is niet om het menselijke element te vervangen, maar om ervoor te zorgen dat professionals hun tijd kunnen besteden aan wat er echt toe doet: het begeleiden van mensen bij hun terugkeer naar werk.
